Ein automatisierter, optimierter Arbeitsablauf

Mit Unterstützung von MASA Consult hat EMCO seine Projekte in Smartsheet migriert und das Control Center eingeführt, um die Projekteinrichtung mit Budgets, Zeitplänen und Vorlagen zu automatisieren. Das Engagement begann mit einer speziellen 60-tägigen, geführten Testphase – ausgehandelt von MASA Consult – damit EMCO den Mehrwert direkt erleben konnte. Über die Implementierung hinaus unterstützte MASA Consult EMCO bei Lizenzberatung, Vertragsverhandlungen und langfristiger Planung für die Einführung von Smartsheet. 

Blerton Zejneli leitete die Optimierungsphase der Implementierung und arbeitete eng mit den EMCO-Teams zusammen, um das tägliche Projektmanagement in einen konsistenten Standard zu überführen sowie gleichzeitig eine schnelle Einrichtung und klare Steuerung von individuellen und Ad-hoc-Projekten zu ermöglichen.

MASA Consult bot Schulungen an, um EMCO dabei zu helfen, sich in der neuen Umgebung zurechtzufinden und interne Kompetenzen aufzubauen. Als personelle Veränderungen im Management bei EMCO das Projekt gefährdeten, stellte MASA Consult die Plattform den neuen Entscheidungsträgern erneut vor, sorgte für Kontinuität und schulte neue Teams im Umgang mit der Lösung – und stellte so sicher, dass die Investition langfristigen Nutzen bringt.

Heute verbindet Smartsheet bei EMCO den gesamten Projektlebenszyklus. Wenn der Vertrieb eine neue Anfrage über ein Smartsheet-Formular einreicht, erstellt das Control Center automatisch ein Projekt. Sobald Meilensteine erreicht sind, werden die zugewiesenen Verantwortlichen benachrichtigt, sodass die Arbeit ohne Verzögerung fortgesetzt werden kann. Das Team verfolgt in Smartsheet auch wichtige Ziele, beispielsweise wie lange es dauert, ein Angebot zu erstellen, und erhält so einen klareren Einblick in die Leistung und Engpässe.

„Diese Lösung wurde gezielt so entwickelt, dass sie die tatsächliche Arbeitsweise von EMCO in der Projektabwicklung widerspiegelt. Durch die enge Zusammenarbeit und kontinuierliche Weiterentwicklung wurde eine hohe Übereinstimmung mit den realen Workflows sichergestellt“, ergänzt Blerton Zejneli.

Der Projektplan gibt jedem Team – Konstruktion, Produktion und Lieferkette – eine einheitliche Übersicht über Verantwortlichkeiten, Fristen und Fortschritte. Mit fast 300 laufenden Projekten (von denen mehr als 70 gleichzeitig aktiv sind) hilft Smartsheet jedem Mitarbeitenden, sich nur auf die für ihn relevanten Aufgaben zu konzentrieren.

Klare Prozessabläufe über alle Teams hinweg

Portfolio-Dashboards, die von EMCO eingerichtet und von MASA Consult betreut werden, machen es noch einfacher, den Fortschritt zu überwachen. Statt Zeit mit der manuellen Erstellung von Berichten und Präsentationen zu verbringen, kann das Team aussagekräftige Leistungskennzahlen auf einen Blick sehen. Die Mitarbeiter können die Dashboards individuell anpassen, um für sie relevante Informationen anzuzeigen.

Mit Smartsheet haben die Mitarbeitenden bei EMCO endlich eine einzige verlässliche Datenquelle – die endlose E-Mail-Ketten und verstreute Tabellenkalkulationen ersetzt.

„Dank Smartsheet und MASA Consult sind unsere Teams besser vernetzt – mit einer zentralen, stets aktuellen Informationsquelle, die allen zugänglich ist und sowohl Überblick als auch relevante Details für die eigene Arbeit bietet“, sagt Osswald.

Maßgeschneiderte Berichte sorgen dafür, dass die Menschen nur das sehen, was relevant ist, anstatt in Daten zu versinken.

„Das bedeutet zum Beispiel für mich als Projektleiter, ich kann mich auf das Wesentliche konzentrieren – mehr Zeit mit Kunden verbringen und echte Probleme angehen – anstatt Informationen zu jagen oder über bereits dokumentierte Dinge zu berichten.“

Neben der besseren Übersichtlichkeit hat Smartsheet auch für Konsistenz in den Projekten gesorgt. Früher arbeitete jede Abteilung auf ihre eigene Weise.

„Jetzt folgen alle Projekte denselben Standards und verwenden gemeinsame Vorlagen für Projektpläne, Budgets und Risikomanagement“, ergänzt Osswald.